Administrasi Perkantoran

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris, administrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keselutuhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan pengertian administrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unser administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

·                    Pengorganisasian

pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

·                    Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

·                    Tata hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

·                    Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

·                    Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

·                    Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama.

·                    Tata usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

·                    Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

FUNGSI ADMINISTRASI

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

·                    Fungsi rutin

Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

·                    Fungsi teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

·                    Fungsi analisis

Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

·                    Fungsi interpersonal

Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar  pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.

·                    Fungsi manajerial

Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negri disebut “office management” (management kantor). Berikut ini beberapa pengertian menajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut.

‘1. William Springel dan Ernest Davies

Menurut William Springel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principle of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.

‘2. George R. Terry

George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

‘3. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger dalam bukunya yang berjudul Nation Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan kemunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

‘4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun itu dilakukan.

Sedangkan W.H. Evans dalam buku administrasi perkantoran modern mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan menajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

‘1. Kegiatan kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan bebeda antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini.

a.        Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi:

1)        Perencanaan gedung

2)       Tata ruang kantor

3)       Penerangan/cahaya

4)       Ventilasi

5)       Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)       Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7)       Anggaran (budgeting) perkantoran

8)       Standar kualitas kerja

9)       Sistem informasi dan telekomunikasi

b.        Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi denga pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:

1)        Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2)       Pemeliharaan hubungan kerja yang baik denga atasan ataupun bawahan

3)       Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai denga jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c.         Pengarahan perkantoran (office actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:

1)        Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2)       Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)       Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)       Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5)       Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat bejalan lancar

6)       Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d.        Pengawasan Perkantoran (office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi:

1)        Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)       Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)       Kualitas pekerjaan kantor

4)       Waktu

5)       Biaya perkantoran

SARANA DAN FASILITAS KERJA PERKANTORAN

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut ini:

a.        Lokasi kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain:

1)        Faktor keamanan

2)       Faktor lingkungan

3)       Faktor harga

b.        Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menetukan gedung, antara lain:

1)        Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)       Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3)       Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c.         Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut:

1)        Perabot kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi, ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. Perabot kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.

2)       Perbekalan kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya.

d.        Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pekasanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

e.        Mesin-mesin kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.